De Kip of het Ei: Investeren in Data voor een Systeem dat Binnenkort Vervangen Wordt?

Je weet dat je data kunt gebruiken om je organisatie te verbeteren. Je ziet de mogelijkheden, je begrijpt de waarde. Maar je weet ook dat je organisatie voortdurend in beweging is—en je zult waarschijnlijk een of meerdere systemen vervangen binnen dit en een jaar.

Moet je nu investeren in data, of wachten tot na de implementatie van het nieuwe systeem?

Dit is het klassieke “kip of het ei” probleem waar veel organisaties mee worstelen. In mijn 15 jaar ervaring met BI-implementaties heb ik dit dilemma talloze keren gezien. Het antwoord is niet simpel, maar er is een praktische benadering die werkt.

Het Dilemma

De meeste organisaties vallen in één van twee valkuilen:

Valkuil 1: Wachten op het nieuwe systeem — “Waarom zouden we nu investeren als we over een jaar toch alles opnieuw moeten doen?” Dit klinkt logisch, maar het betekent dat je een jaar lang blind vliegt zonder de inzichten die je nodig hebt om je organisatie te sturen.

Valkuil 2: Nu investeren en later opnieuw beginnen — “Laten we gewoon beginnen, we zien wel wat er gebeurt.” Dit leidt tot frustratie wanneer je inderdaad alles opnieuw moet bouwen na de systeemvervanging, en tot het gevoel dat je tijd en geld hebt verspild.

Beide benaderingen zijn gebrekkig omdat ze de waarde negeren die data-investering nu kan hebben voor de systeemselectie zelf.

De Oplossing: Data als Gids voor Systeemselectie

Mijn ervaring heeft me geleerd dat de vraag niet is “moeten we nu investeren of wachten?” maar “hoe kunnen we investeren op een manier die waarde levert, zelfs als er rework komt?”

Het antwoord: gebruik de data-oefening om te ontdekken wat je echt nodig hebt van je nieuwe systeem. Niet alleen de features die het wel of niet heeft, maar vooral: wat heb je nodig om je KPI’s te berekenen en je organisatie te sturen?

In mijn ervaring is dit de meest waardevolle input voor systeemselectie—en je krijgt het alleen door nu al met data te werken.

De Praktische Aanpak

Ik gebruik deze aanpak altijd wanneer klanten voor dit dilemma staan. Stel je voor: je gaat je ERP-systeem vervangen binnen 12-18 maanden. Je weet dat je data nodig hebt om je organisatie te sturen, maar je vraagt je af of het zin heeft om nu te investeren.

Stap 1: Begin met je KPI’s, niet met je systeem Welke KPI’s gebruik je om je organisatie te sturen? Niet “wat kan het systeem?”, maar “wat heb je nodig om te weten of je op koers zit?” Ik heb gezien dat organisaties die deze stap overslaan, systemen kiezen op basis van features in plaats van wat ze echt nodig hebben.

Stap 2: Werk met wat je hebt Gebruik je huidige systeem om deze KPI’s te berekenen. Het zal niet perfect zijn—dat is oké. Het doel is niet perfectie, het doel is te ontdekken welke data je nodig hebt en hoe je die combineert. In mijn ervaring leer je hier meer van dan van vendor-demo’s.

Stap 3: Documenteer wat je ontdekt Tijdens deze oefening ontdek je dingen die je anders niet had geweten. Welke velden zijn echt belangrijk? Welke berekeningen zijn cruciaal? Welke data-combinaties heb je nodig? Dit wordt je requirements-document voor het nieuwe systeem—niet gebaseerd op wat vendors zeggen dat je nodig hebt, maar op wat je daadwerkelijk gebruikt.

Stap 4: Gebruik dit voor systeemselectie Nu weet je precies wat je nodig hebt van je nieuwe systeem om je KPI’s te berekenen. Los van de features die het wel of niet heeft. Dit verandert je selectieproces—je vraagt niet meer “heeft het deze feature?” maar “kan ik hiermee mijn KPI’s berekenen zoals ik ze nu bereken?”

Ik heb klanten geholpen die op deze manier betere systeemkeuzes maakten omdat ze wisten wat ze echt nodig hadden, niet alleen wat vendors zeiden dat ze nodig hadden.

Waarom Dit Werkt

Deze aanpak werkt omdat het de rework accepteert maar er waarde uit haalt. Je weet op voorhand dat er rework zal zijn—maar die rework is niet verspilling, het is investering in kennis.

Door nu al met data te werken, leer je wat je echt nodig hebt. Wanneer je dan het nieuwe systeem selecteert, doe je dat niet blind. Je weet precies welke functionaliteit cruciaal is voor jouw organisatie, los van wat vendors zeggen dat belangrijk is.

In mijn A-tot-Z implementaties gebruik ik deze aanpak altijd wanneer systeemvervanging op de planning staat. We bouwen niet voor eeuwigheid—we bouwen om te leren. En die kennis maakt de systeemselectie beter.

De Val van “Perfect Timing”

Het gevaar zit in het wachten op perfect timing. “We kunnen niet beginnen tot het nieuwe systeem er is.” Of: “Waarom zouden we nu investeren als we het straks toch opnieuw moeten doen?”

Perfect timing bestaat niet. Organisaties zijn altijd in beweging—er is altijd wel een systeem dat vervangen wordt, een proces dat verandert, een nieuwe uitdaging. Als je wacht op perfect timing, begin je nooit.

Ik heb meer projecten zien falen door te wachten op het “juiste moment” dan door te beginnen met imperfecte omstandigheden. Een imperfecte data-oplossing die je nu helpt beslissingen te nemen en je systeemselectie informeert, is waardevoller dan perfecte timing die nooit komt.

De Filosofische Diepte

Dit probleem heeft diepere filosofische wortels. Het gaat over verandering en onzekerheid—hoe maak je beslissingen in een wereld die voortdurend verandert?

De oplossing ligt niet in het vermijden van verandering, maar in het accepteren dat verandering constant is. Je wacht niet tot alles stil staat—je werkt met wat je hebt en gebruikt die kennis om betere beslissingen te nemen over wat komt.

In data betekent dit: je begint niet met perfecte omstandigheden. Je begint met wat je hebt, en je gebruikt die ervaring om betere keuzes te maken voor de toekomst. De rework is niet verspilling—het is investering in kennis die je anders niet had gehad.

Conclusie

Het “kip of het ei” probleem bij systeemvervanging is niet iets wat je oplost door te wachten—het is iets wat je oplost door te accepteren dat rework onderdeel is van het proces, maar dat die rework waarde kan hebben als je het goed aanpakt.

Begin niet met wachten op het perfecte moment. Begin met werken met wat je hebt, ontdek wat je echt nodig hebt voor je KPI’s, en gebruik die kennis om betere systeemkeuzes te maken. De rework die komt is niet verspilling—het is investering in kennis die je systeemselectie informeert.

Dit is precies waarom ik in mijn Vision-to-Growth Framework altijd start met strategische alignment voordat we naar tools of systemen kijken. We identificeren eerst de KPI’s die er toe doen, dan hoe je die berekent met wat je hebt, en dan pas wat je nodig hebt van nieuwe systemen om die KPI’s te blijven berekenen.

Wachten op perfect timing is een valkuil die ik help voorkomen in mijn advisory werk. Het leidt tot gemiste kansen en slechte systeemkeuzes omdat je niet weet wat je echt nodig hebt. Begin nu, leer wat je nodig hebt, en gebruik die kennis voor betere beslissingen.

Sta je voor de keuze om nu te investeren in data of te wachten op systeemvervanging? Neem contact op voor een adviesgesprek, of lees meer over mijn filosofische benadering van data.