De Gentse scale-up Dropsolid wilde de billability en de verdeling van non-billable hours per team scherp opvolgen. Zo zie je op tijd de gaten in de planning en kan sales gericht bijsturen. Alleen: precies bij het opvolgen van die data knelde het.
De uitdaging: rapporten die niemand kon delen
De cijfers zaten in de ERP-tool. Je kon er rapporten in bouwen, maar delen ging niet.
“In onze ERP-tool kun je rapporten bouwen, maar die zijn niet makkelijk deelbaar. Iedereen moest het rapport manueel samenklikken en opslaan bij favorieten. Dat was tijdrovend en het verhoogde de kans op fouten in de interpretatie van de cijfers.”
— Dieter Blomme, Dropsolid
Elke rapportage samenstellen was omslachtig, traag en onstabiel. En je wist nooit zeker of het systeem het zou volhouden.
Eerst het functionele verhaal, dan pas bouwen
Dropsolid is zelf een IT-bedrijf. Toch kozen ze bewust om deze data-engineering uit te besteden.
“Onze eigen mensen focussen zich op klantwerk. Data-engineering is een specialisatie waarbij je resultaat behaalt als je er geconcentreerd aan kunt werken. Wouter van Xudo heeft die technische focus en kon de pipelines op een snelle en gestructureerde manier uitzetten.”
— Dieter Blomme, Dropsolid
Voor er ook maar één tabel gebouwd werd, ging het over de vraag erachter. Welke informatie wil je precies uit je data halen? Ik zat mee rond de tafel en lichtte de mogelijkheden en de voor- en nadelen van elk scenario toe, zodat het team met kennis van zaken kon beslissen.
De oplossing: een Data Vault in BigQuery
De basis is een gelaagde Data Vault in Google BigQuery op de Teamleader Orbit-bronnen: 15+ hubs, 15+ satellites en 25+ links, met geautomatiseerde ETL.
Daarbovenop een billability dashboard dat per team en per rol toont hoe de planning en de factureerbaarheid er de komende maanden uitzien. Gaten in de planning worden zo op tijd zichtbaar.
“Het is noodzakelijk dat de planning zo’n 3 tot 6 maanden vooruit goed gevuld zit. Zien we op het dashboard dat dat niet zo is, dan kan het salesteam proactief actie ondernemen.”
— Dieter Blomme, Dropsolid
Het dashboard verwerkt elke nacht de data. Wil je het raadplegen, dan krijg je binnen de vijf seconden wat je zoekt.
“Vroeger duurde het zeer lang om rapportages te laden en was je nooit zeker of het systeem zou crashen. Een eindeloos frustrerend gedoe waar we nu van verlost zijn.”
— Dieter Blomme, Dropsolid
Het resultaat: meer mensen sturen op cijfers
Nu data raadplegen een pak toegankelijker is, gebruiken veel meer mensen ze effectief als informatiebron. Niet alleen de service delivery managers en de operations manager, maar ook de COO, de talent lead en sales.
“Er is nu een veel nauwere connectie tussen de operationele planning en de andere diensten.”
— Dieter Blomme, Dropsolid
| Brondata | Teamleader Orbit |
| Architectuur | 3-lagige Data Vault in BigQuery |
| Model | 15+ hubs, 15+ satellites, 25+ links |
| Verversing | Elke nacht, volautomatisch |
| Dashboardsnelheid | Resultaat binnen 5 seconden |
Over Dropsolid
Dropsolid biedt klanten uit uiteenlopende sectoren een Digital Experience Platform (DXP) op basis van open source componenten zoals Drupal en Mautic. Klanten houden zo volledige controle over hun eigen data, zonder vast te zitten aan één leverancier. Sinds 2025 zet het bedrijf sterk in op glassbox AI, waarbij AI-toepassingen transparant en veilig binnen de eigen infrastructuur van de klant draaien.